Tartsd velünk az irányt!

Általános irodai adminisztrátor

Általános irodai adminisztrátor

FEOR:
411200
Foglalkozási terület:
Ügyvitel és adminisztráció
Képzés típusa:
Szakképzés ()

Bevezető

Tudja-e, hogy milyen színes lehet egy irodai adminisztrátor szobája?

Az előírásoknak megfelelően egyes dokumentumokat évekig meg kell őrizni. Ez nagyon sok számla, szerződés, pénztári bizonylat, és más fontos irat tárolását jelenti. Ebben vannak az adminisztrátor segítségére a különböző színű iratrendező termékek. Lehetnek ezek dossziék, iratvédő tasakok, mappák stb. A különböző színek segítenek a dokumentumok tartalom szerinti csoportosításában, és így átláthatóbbá teszik az irattárat. Mindez azt is eredményezi, hogy a irodai adminisztrátor szobájában esetenként akár 10 egymástól jól elkülöníthető szín is dominál.
 
Ön szerint mi mindent lehet megsemmisíteni egy jó minőségű iratmegsemmisítő készülékkel?
Az iratmegsemmisítők a hiedelemmel szemben nem csak a papírt, de a hitelkártyát, CD-t is kis csíkokra, vagy apró részekre aprítják, a bennük található kések segítségével. Az iratmegsemmisítő az általános irodai adminisztrátor egyik legfontosabb munkaeszköze, ugyanis munkája során gyakran kell bizalmas jellegű információt kezelnie. Használatuk célszerű az ilyen dokumentumok megsemmisítésére, valamint a használaton kívüli papírok megsemmisítésére is ideális. Erre a visszaélések elkerülése miatt van szükség.

Foglalkozás-bemutató film

Foglalkozás jellemzői

Az általános irodai adminisztrátor elsősorban adatfeldolgozást végez. A szervezeten belül a hatáskörébe tartozó szakterület adminisztrációs feladatait látja el. Ez elsősorban irodai iktatással kapcsolatos, és dokumentációs jellegű munkát jelent. Összegyűjti, rögzíti és nyilvántartja a vállalkozás működéséhez szükséges összes adatot és dokumentumot. Kommunikációs feladatokat végez, tartja a kapcsolatot egyes megrendelőkkel és szükség esetén a könyvelővel is. Az irodai és pénzügyi nyilvántartások, kimutatások elkészítése szintén fontos tennivalói közé tartozik.

Melyek a jellemző feladatok, tevékenységek ennél a foglalkozásnál?

Az általános irodai adminisztrátor munkájának nagy részét a különböző adatok feldolgozása teszi ki. Összegyűjti, beviszi az adatbázisba, és rendszerezi az információkat. Az adatbevitel során számlákat és megrendeléseket tölt fel a rendszerbe. Ezekről később listákat, kimutatásokat, statisztikákat készít, amiket továbbít kollégáinak. Emellett feladatai a következők:

  • Kezeli az irodai levelezéseket. Iktatja a bejövő és kimenő postát, leveleket ad fel, majd ezekről nyilvántartást készít.
  • A nyilvántartott dokumentumokat szerkeszti, sokszorosítja. Iratokat, leveleket fogalmaz meg, majd ezeket megformázza, sokszorosítja, és szükség esetén továbbítja munkatársainak.
  • Tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel. Fogadja a megrendelőket és a beszállítókat, továbbítja igényeiket a vezetőség felé és rendszeresen tájékoztatja őket.
  • Jegyzőkönyvet készít a megbeszélések anyagáról. Ilyenkor feladatai közé tartozhat a beszédrögzítés és a feljegyzés tartalmilag hű elkészítése. Ezután az erről készített dokumentumot továbbítja az érintettek felé.
  • Nyomon követi a határidőket. Észben tartja a különböző dokumentumok leadására, és a levelek postára adására előírt dátumokat, és betartja ezeket. Szükség esetén vezetője számára is jelzi a fontos határidőket, időpontokat.
  • Szakszerűen kezeli és tárolja az iratokat és egyéb dokumentumokat, hogy vezetője, vagy a vállalat bármely területének képviselője kérése esetén könnyedén és gyorsan megtalálja azokat.

Milyen anyagokkal, eszközökkel kell dolgozni?

Az általános irodai adminisztrátor munkakörébe tartozik az információk rögzítése, rendszerezése és továbbítása. Mindezek mellett kommunikációs feladatokat is ellát. Hogy teendőit el tudja végezni, az alábbi eszközökre van szüksége:

  • számítógép, internettel és irodai programcsomagokkal pl. levelezőrendszerek, szöveg-, kép- és táblázatkezelő programok;
  • irodatechnikai eszközök - telefon, iratmegsemmisítő, spirálozó szkenner, nyomtató, fénymásoló, fax, diktafon.
Munkája során elsősorban különféle irodaszereket használ fel, például papírt, gemkapcsot, tűzőgépet. Sok nyomtatványt tölt ki a leltározáshoz és a nyilvántartások vezetéséhez. Az irodai posta intézéséhez szüksége van levélpapírra és borítékra.

Hol végzi a munkáját?

Az általános irodai adminisztrátor tennivalói túlnyomó részét saját irodájában végzi. Itt tárolja rendszerezve a munkájához szükséges dokumentumokat, valamint innen bonyolítja kapcsolattartási feladatait is. Jegyzőkönyv felvételekor a vállalat tárgyalójában tartózkodik.

Milyen munkaidő beosztásban dolgozik?

Az általános irodai adminisztrátor teljes munkaidőben, jellemzően nappali munkarendben, 40 órában végzi munkáját. Esetleges túlóráikat is mindig a munkanapokon dolgozzák le, hétvégén és ünnepnapokon jellemzően nem dolgoznak.

Milyen környezeti ártalmakkal, veszélyekkel járhat a munkavégzés?

A munkavégzés során megterhelést, veszélyt jelenthetnek:

  • megterhelést jelenthet a szemnek az általános irodai adminisztrátor egész napos, jellemzően monitor előtt végzett munkája;
  • a fertőzésveszélyt növelik a sok emberrel való kapcsolattartás, valamint a légkondicionáló berendezésen keresztül az irodába kerülő baktériumok.
Fontos továbbá a munkavégzés eszközeinek és berendezéseinek – iratmegsemmisítő, tűzőgép – biztonsági előírások szerinti használata a kisebb-nagyobb sérülések elkerülése céljából.

Milyen fizikai és pszichikai nehézségek adódnak a munka során?

Az általános irodai adminisztrátori munkakör főleg szellemi igénybevétellel jár, az iratok esetenkénti nagyobb méretű átrendezése könnyebb fizikai munkát jelenthet. A dolgozó feladatai nagy részét a számítógép előtt, tartósan ülve végzi, így elkerülhetetlen a hát és a gerincoszlop fokozott terhelése. Jellemző még az ülő munkát végzőknél a szemek, illetve a végtagok fáradása, elzsibbadása.

Pszichikai nehézséget jelenthet a sok információ egyszerre történő feldolgozása, az emberekkel való kommunikáció, a több szempontnak való együttes megfelelés és a munka alkalmankénti monotonitása.
Ebben a munkakörben elengedhetetlen a hát, a szemek és a végtagok terhelése miatt a megfelelő mennyiségű pihenés és mozgás. A pszichikai nehézségekkel való megbirkózáshoz fontos az elegendő kikapcsolódásra szánt idő, hogy a szakember szellemileg is feltöltődhessen.

A munkavégzés során kikkel kerül kapcsolatba?

Az általános irodai adminisztrátorok munkájuk végzése közben kapcsolatot tartanak

  • közvetlen munkatársaikkal;
  • feletteseikkel.
A szakember gyakran egyeztet ügyfelekkel, valamint a könyvelővel is szorosan együttműködik.

Munkaerő-piaci helyzet

Hogyan alakult az átlagkereset a foglalkozás esetén?

A havi átlagkereset bruttó 154.000 Ft az általános irodai adminisztrátori szakmában. Az alkalmazó cég nagyságának, tulajdonosi körének, az alkalmazott iskolai végzettségének és tapasztalatának, illetve a beszélt nyelvek számának függvényében az átlagbér 140.000 és 160.000 között mozoghat. A kereset nem mutatott jelentős változást az utóbbi években.

Rövidtávú előrejelzés a foglalkozás iránt mutatkozó keresletről

Az ügyviteli foglalkozások a leginkább keresett foglalkozások közé sorolhatók, így várhatóan az elhelyezkedés nem okoz majd problémát az ilyen képzettséggel rendelkezők számára a közeljövőben. Ám a munkahelyek korszerűsödése, az adatok és iratok egyre nagyobb mértékű digitális tárolása, illetve az irodai munkát végzők szakképzettségi szintjének emelkedése miatt csökkenhet az adminisztrációs munkatársak létszáma az egyes cégeknél. A rövidtávú előrejelzés szerint az ebben a munkakörben dolgozók iránt mutatkozó kereslet a jövőben nem fog változni.

Követelmények

Milyen kompetenciákra van szükség ehhez a foglalkozáshoz?

Az általános irodai adminisztrátornak gyakran kell adatbevitellel és azok rendszerezésével kapcsolatos feladatokat végeznie. Ezek sikeres ellátásához nagyon fontos, hogy a munkavállaló rendelkezzen bizonyos főbb képességekkel és készségekkel:

  • Digitális kompetencia, hiszen nap, mint nap használja a számítógépet munkája során.
  • Figyelem; hogy minden problémát egyformán hatékonyan tudjon kezelni.
  • Szervezőkészség, hogy a sokféle irodai feladat határidőre készen legyen.
  • Önállóság,hogy időben tudjon jó döntéseket hozni.
  • Kitartás.
  • Együttműködési képesség, hogy a többek által megfogalmazott elvárásoknak egyaránt meg tudjon felelni.
 
Az általános irodai adminisztrátor esetében fontos továbbá a rendszerezés, például az iktatások során. Munkatársait meg kell értenie, illetve magát is jól kell kifejeznie, és folyamatosan együtt dolgozni velük, így szinte elvárás a jó kommunikációs képesség. Mindezeken kívül az általános irodai adminisztrátor számára nagyon fontos a terhelhetőség, valamint a pontosság és megbízhatóság, hogy mindig tudja tartani feladatainak kiszabott határidejét.

Milyen egészségügyi követelményeket támaszt ez a foglalkozás?

Az általános irodai adminisztrátori munka a szellemi tevékenység mellett fizikai igénybevétellel is jár, így a szakma feladatainak ellátásához szükséges egészségügyi tényezők:

  • ép hallás és megfelelő látás;
  • ép karok és kezek, a gépeléshez és a rendszerezéshez.
Ergonómiailag helyesen kialakított körülmények között, speciális eszközök használatával, munkaköri részfeladatokat látás- és mozgássérültek is végezhetnek.
Képernyő felolvasó program - Jawsfor Windows -, Braille írásra alkalmas számítógép, pontíró, Braille kijelzős számítógép beszerzése nem látók számára is lehetővé teszi a szakma gyakorlását.
Mozgássérültek pl. kéz- és csukló sérülés esetében is szükség lehet a számítógép használatát megkönnyítő speciális változtatásokra pl. a billentyűzet képernyőn való megjelenítése, a szöveg bevitelt megkönnyítő gömbegér használata. Fontos továbbá a munkatér berendezéseinek ergonomikus, a kerekesszékhez igazodó kialakítása, a fizikai akadálymentesítés biztosítása pl. liftek, kapaszkodók, csúszásgátlók felszerelése, ill. a látássérültek számára vezetőcsíkok alkalmazása. 

Milyen tantárgyakban kell eredményesnek lenni?

Az általános irodai adminisztrátornak főleg a humán tárgyakban kell eredményesnek lennie, hogy el tudja látni feladatait. Legfontosabb tantárgyak:

  • társadalmi, állampolgári és gazdasági ismeretek -, mert segítik átlátni a munka tartalmát;
  • informatika – mert sokat kell használnia a számítógépet, azokon eltérő programokat;
  • kommunikáció – magyar nyelv és irodalom – pl. a szakszerű levelezések érdekében..

Milyen érdeklődési irányultság szükséges ehhez a foglalkozáshoz?

Az általános irodai adminisztrátor akkor érzi magát igazán jól, amikor van megoldandó feladata, amelyet gyorsan átlát, és hajlandó a megoldás érdekében cselekedni. Szereti a feladatok megoldását megszervezni, hogy munkájának hamar látható eredménye legyen. Függetlenül és önállóan képes végezni munkáját, melynek során a határidők és szabályok pontos betartása nem jelent problémát számára.

  • Megvalósító
  • Tárgyias

Mi jellemző a Általános irodai adminisztrátor munkájára?

Kültéri helyszínen (0%)
(0 - 100)
Beltéri helyszínen (100%)
Változatos (40%)
(40 - 60)
Monoton (60%)
Végrehajtó (100%)
(100 - 0)
Irányító (0%)

Mennyire illik hozzád?

Képzés

Milyen képzés szükséges a foglalkozás betöltéséhez?

Szakképesítés neve és OKJ száma:
Irodai asszisztens (54 346 01)

A munkakör betöltéséhez legjellemzőbben az Irodai asszisztens emeltszintű szakképesítés megszerzése szükséges.

A szakmához látás- és mozgássérült személyek esetében a „Irodai asszisztens” speciális adaptált szakképesítés kapcsolható.

Milyen iskolai előképzettségre van szükség?

Az Irodai asszisztens képzés megkezdésének előfeltétele a sikeres érettségi vizsga.

Hol és mennyi ideig kell tanulni?

Az Irodai asszisztens szakképesítés megszerzésére iskolarendszeren belül és kívül, tanfolyami keretek közt is lehetőség van. Az előbbi esetben 2 éves a képzés, míg az utóbbi esetében a maximális óraszám 960-1440 között változhat. Az elmélet a képzés 40%-át, míg a gyakorlat 60%-át teszi ki. Szakmai gyakorlat elvégzése csak az iskolarendszerű képzésben kötelező.

Milyen tantárgyakat kell tanulni?

Az Irodai asszisztens szakképesítés megszerzése során a tanult tárgyak az irodai munka szakmai hátterével, valamint az adatfeldolgozás gyakorlati részével foglalkoznak:

  • gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés;
  • munkahelyi kommunikáció;
  • gazdálkodási alapfeladatok;
  • gyorsírás és jegyzőkönyvkezelés;
  • irodai asszisztensi feladatok.

Milyen lehetőségeket nyújt ez a végzettség? Milyen karrierút áll előttünk, ha ezt a foglalkozást választjuk?

Azok, akik megszerzik az Irodai asszisztens szakképesítést, számtalan munkahelyen helyezkedhetnek el, amelyek között az átjárás meglehetősen egyszerű. Például:

  • adminisztrációs ügyintéző;
  • bírósági adminisztrátor;
  • dokumentációs ügyintéző;
  • üzemírnok;
  • szállodai adminisztrátor.
Továbbtanulási lehetőséget az Idegennyelvű ügyfélkapcsolati ügyintéző (OKJ 55 347 01) emeltszintű szakképesítés-ráépülés biztosít.

Rokonfoglalkozások

Ehhez a foglalkozáshoz hasonló, azonos érdeklődési területhez tartozó egyéb foglalkozások:

Tájékozódási lehetőségek

Speciális tájékozódási lehetőségek a szakmáról:

  • Dobay: Az iroda. PanemKft.-McGraw-Hill Inc.
  • Bakk: Hivatása: Titkárnő - Ügyintéző titkárképzéshez. Pedellus tankönyvkiadó. 2004.
  • http://asszisztens.lap.hu
  • www.magyosz.hu – Magyar Gyorsírók és Gépírók Országos Szövetsége
  • Farkasné Gönczi, Regényi: Irodai asszisztens leszek! (munkafüzet leendő irodai asszisztensek számára). ÖRÖK Kiadvány
 
Ajánlott honlapcímek, kiadványok pályaválasztáshoz:
 
Ajánlott honlapcímek, kiadványok munkaerő-piaci információkhoz:
  • www.munka.hu– a Nemzeti Munkaügyi Hivatal honlapja: foglalkoztatáshoz kapcsolódó információk, Munkaügyi Központok elérhetősége
 
 
 
Mi jelenti a kihívást a munkában?
„Munkám során a legnagyobb kihívást a rendszerezés jelenti. Mivel egy nagy szállítmányozó cégnél dolgozom, ezért hatalmas mennyiségű dokumentumot és adatot kell úgy elrendeznem, hogy azok között el lehessen igazodni. Gyakran előfordul, hogy sürgősen szükség van valamilyen iratra vagy nyomtatványra, így ha rendszerezési munkámat nem jól végzem, nem tudom időben megtalálni ezeket a dokumentumokat. Ez akár milliós veszteséget is jelenthet a cégnek. Ezért nagyon fontos, és hatalmas felelősséggel jár ez a munkakör. Viszont azt látom, hogy ha egy vállalat talál egy olyan szakembert, aki ezt megbízhatóan el tudja végezni, őt nem szívesen engedik el.” – mesélte Erika, adminisztrációs ügyintéző.

További érdekességek

Ön szerint, mely eszköz nélkülözhetetlen az irodai adminisztrátor számára?

A múlt század sok kiemelkedő műszaki alkotása között különös jelentőségű a számítógép. Viszonylag korán felismerték, hogy matematikai műveletek gépek segítségével is elvégezhetők. Később a számítógépek kitörtek erről a területről, és elkezdték meghódítani a gondolkodás legkülönbözőbb területeit. Alkalmazásuk mindennapjaink része, ma már elképzelhetetlen az irodai adminisztrátor napi munkája nélküle.

Tudja-e, hogy mire jó a monitorszemüveg?

A monitorszemüveg kifejezetten a tartósan a képernyő előtt dolgozóknak lett kifejlesztve. Viselése csökkenti a szem számítógép által okozott terhelését, a monitor előtt végzett munka okozta szemfáradást. Csökkenti a szemet érő negatív hatásokat, védi a kiszáradástól. A szemüveg kiválasztásánál két fontos szempontra érdemes figyelni; az egyik a lencse speciális színezett bevonata, amely segíti a szem pihentetését, kímélését, a második a tükröződés elleni védelem. Ehhez különleges tükröződésmentesítő réteggel van bevonva a lencse. 

Tudja, hogy melyek a jó irodaszék legfontosabb tulajdonságai?

Először is a stabilitás. Az irodaszéknek lehet ötágú, görgős csillaglába, amely ma már mindennapos. Másodszor az ülőlap megfelelő formája. Elég szélesnek és mélynek kell lennie, valamint az elején lekerekítettnek is. Nagyon fontos továbbá, hogy a háttámla milyen szöget zár be az ülőlappal. Úgy kell beállítani, hogy a szög legalább 90°-ot zárjon be, mert így elkerülhető a szív és a légzőszervek terhelése. Lényeges szempont továbbá, hogy az ülőlap és a karfák kényelmesen legyenek beállítva, illeszkedjenek az asztal és a munkavégző magasságához egyaránt.

Mit gondol, mióta használnak papírt?

Az írásbeliség kialakulásával megszületett az igény, hogy az emberek gondolataikat maradandó anyagra rögzítsék. Az ókori Egyiptomban a papirusznád belsejét döngölték lappá — ebből lett a papirusz, azonban Kínában dolgozták ki a növényi rostokból készült papír előállításának technikáját. A papír a móroknak köszönhetően jutott el Európába. A könyvnyomtatás megjelenésével megnőtt az igény a papír iránt és gyorsan rájöttek, hogy a fa a legmegfelelőbb anyag a papírgyártáshoz – így ma is fából készítik a papírt. A környezetvédelmi szempontok előretörésével ugyanakkor ma már törekszenek az irodai papír-felhasználás minimalizálására.

Vissza az listához